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义乌市党外知识分子联谊会 档案管理制度
发布时间:2013-03-13

为了加强档案管理,提高档案利用效率,根据《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》的有关规定,结合工作实际,制定本制度。

一、归档范围

1.上级机关制发的公文、电报和上级机关领导在义乌活动的有关资料。主要包括:

1)上级机关制发给本会的公文、电报、报刊。

2)上级机关召开的重要会议有关材料。

3)上级领导批示以及视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有保存价值的声像材料。

4)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

5)其他文件材料。

2.本会形成的公文、书面材料、音像、账册、刊物、凭证等。主要包括:

1)本会印发(包括转发及与其他单位联合发)的重要文件的修改稿、正式文件的签发稿、印本。

2)本会及各分会、内设机构的工作计划、总结、报告。

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3)本会召开会议的文件以及会议记录、会议纪要、会议声像材料。

4)本会领导的批示,公务活动的有保存价值的讲话、照片、声像材料等。

5)本会检查下级机关工作形成的重要公文、材料。

6)本会的统计报表和统计分析材料。

7)本会及内设机构、各分会启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料。

8)本会制订的规章制度等。

9)本会的历史沿革(包括简介)、大事记、年鉴,反映本会重要活动的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有保存价值的实物及照片、录音、录像等材料。

10)本会编印的简报、报纸等刊物的签发和印本。

11)会员任免、调配、培训、考核、奖惩、职务评定、重大荣誉或奖惩、抚恤、死亡等形成的文件材料。

12)本会工勤人员、会员名册、通讯录及报表。

13)本会的介绍信存根。

14)本会外联活动中形成的文件、计划、总结、会议纪要、图片、声像材料等。

15)本会解决法律纠纷问题形成的文件材料。

16)本会或内设机构、分会与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

17)本会固定资产登记,财产、物资、档案等移交凭证。

18)本会购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

19)分会报送的请示、报告、工作总结。

20)分会报送备案的公文、会员名单、内部刊物等。

3.兄弟知联会、同级机关和非隶属机关来往的公文、电报、报刊、交流材料。

二、立卷归档要求

1.本会内设机构、本会领导、工作人员每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向秘书处移交。其中财务档案由财务专管人员完成完整档案,并移交秘书处档案专管员。秘书处应在每年6月底前完成上年度档案立卷归档工作并登记造册(附件1)。

2.归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

1)凡属归档公文、资料,应当书写工整、字迹清楚。

2)归档公文的正式公文、底稿、领导签批件、附件等必须齐全;办文时征求有关单位意见的,须把各单位意见附上。

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3)归档的手工书写公文、资料,一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批,不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水书写、签批。

4)办公室在整理公文、资料时,除剔除重复文件及必要的技术处理以外,应严格保持公文、资料的原貌。

三、档案保管期限

1.文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

2.确定档案保管期限的原则

1)凡是反映本会主要职能活动和基本历史面貌的,有长远价值的档案,列为永久保管。

2)凡是反映本会一般活动,在较长期时间内有查考价值的文件材料,列为30年期保管。

3)凡是在较短时间内对本会有参考价值的文件材料,列为10年期保管。

四、档案的鉴定与销毁

1.秘书处对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

2.档案鉴定工作由秘书处主持,其他内设机构参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

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3.档案材料经鉴定小组审定,并经会长批准后方可销毁。

4.销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

五、档案的借阅

1.查(借)阅档案必须履行登记手续(附件2)。凡查()阅本会密档、会议记录,以及人事、财务、纪检、考核等重要档案,须经会长批准。因工作需要,查(借)阅一般档案,须经秘书长批准。归还的档案要进行检查、清点,并在登记簿上注销。

2.外单位人员因工作需要查阅本会文书档案,应出具单位介绍信。

3.查阅档案不得涂改、拆散、转借。档案一般不外借,如有特殊需要,必须复印和携带档案外借的,须按本条第一款规定。

六、档案安全管理

1.档案及档案室由会长指定专人管理。

2.无关人员不得进入档案室库房。

3.不得传播档案中涉密及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不宜公开的内容。

4.不得私自携带案卷回家或擅自提供给无关人员阅看。

5.库房内严禁吸烟,禁放易燃、易爆物品,做到人走灯灭,人走上锁;配置防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防虫蛀鼠咬等设施,加强档案的技术保护,延长档案的使用寿命。

七、其他??????

各分会参照本制度开展档案管理工作。

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附件:1.___年度义乌知联会档案归档登记表

???? ?2.义乌知联会档案查(借)阅登记表

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义乌市党外知识分子联谊会

0一二年八月十日

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抄送:市委统战部、民政局、档案局。

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附件1

?___年度义乌知联会档案归档登记表(编号___)

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档案专管人员对以下登记审核并签名:______

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记号

档 案 名 称

提交人(签名)

卷 宗 归 类

备注

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注:内设机构或个人提交的档案材料需有提交人签名(由办公室日常收集、保管的材料除外)。

附件2

义乌知联会档案查(借)阅登记表(编号___)

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序号

查(借)阅

档案名称

查(借)阅人(签名)

是否

外借

归还时间

归还人(签名)

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档案专管人员对以上登记审核并签名_____??

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